Condizioni di prenotazione — Hostnest

Condizioni di prenotazione

Ultimo aggiornamento: 22 agosto 2026

Le presenti Condizioni di prenotazione descrivono il flusso operativo delle prenotazioni gestite tramite Hostnest e integrano i Termini di servizio, le Condizioni di pagamento e le Condizioni economiche. Si applicano alle strutture ricettive (Property) e, per quanto comunicato agli ospiti, al rapporto precontrattuale e contrattuale tra Property e ospite.

Hostnest mette a disposizione strumenti tecnici; le condizioni commerciali del soggiorno (prezzo, cancellazione, check-in, animali, tassa di soggiorno, ecc.) sono determinate dalla Property e possono essere rese visibili nell'area cliente o nei preventivi.

1. Ambito e natura del servizio

Hostnest supporta un percorso dalla richiesta di soggiorno alla prenotazione confermata, basato su preventivi personalizzati e interazione diretta tra Property e ospite. Hostnest non è una OTA, un marketplace né un channel manager; non vende soggiorni in nome proprio e non garantisce risultati commerciali specifici.

Le presenti condizioni disciplinano il funzionamento tecnico-organizzativo del flusso Hostnest. Le condizioni commerciali, di cancellazione, di check-in, di deposito cauzionale, di animali, di tassa di soggiorno e ogni altra regola del soggiorno restano determinate dalla Property e devono essere comunicate chiaramente all'ospite.

2. Ruoli e responsabilità

La Property è contraente del soggiorno verso l'ospite. Hostnest non è parte del contratto di soggiorno. La Property è responsabile di accuratezza delle informazioni, conformità normativa (inclusa tutela consumatori ove applicabile) e gestione delle richieste dell'ospite.

Hostnest tratta dati dell'ospite per conto della Property come responsabile del trattamento, nei limiti del DPA. L'ospite deve consultare l'informativa privacy della Property e, ove rilevante, l'informativa Hostnest.

3. Richiesta di soggiorno

L'ospite (o un intermediario autorizzato) può inviare una richiesta di soggiorno indicando preferenze quali date, numero di ospiti, tipologia di alloggio e messaggi aggiuntivi. La richiesta non costituisce prenotazione vincolante fino alle fasi successive del flusso.

La Property valuta la richiesta e può rispondere con uno o più preventivi. Hostnest registra lo stato della conversazione e delle attività rilevanti per trasparenza operativa e audit interno.

Hostnest non verifica in V1 identità, solvibilità o documentazione dell'ospite salvo funzionalità future esplicitamente comunicate.

4. Preventivo e selezione della proposta

La Property può creare preventivi contenenti una o più proposte economiche (multi-proposta), ciascuna con condizioni specifiche (date, importi, caparra, testi descrittivi, condizioni della struttura). Il preventivo è reso accessibile all'ospite tramite area cliente protetta da identificativo non enumerabile.

L'ospite seleziona una proposta (selezione del preventivo). La selezione esprime l'adesione alla proposta scelta secondo le condizioni pubblicate dalla Property in quella proposta, ma non sostituisce automaticamente la conferma di disponibilità da parte della struttura.

Hostnest registra data e contenuto della selezione come snapshot per evitare divergenze successive tra area cliente e backoffice. Ove richiesto dal flusso, l'ospite accetta le presenti Condizioni di prenotazione prima dell'invio della richiesta di prenotazione.

5. Disponibilità manuale

Dopo la selezione, la Property deve confermare manualmente la disponibilità attraverso il flusso previsto dal prodotto. Hostnest non blocca automaticamente l'inventario delle camere o unità e non sincronizza disponibilità con PMS, channel manager o OTA esterni non integrati.

La Property è responsabile di verificare la disponibilità reale prima di confermare. La conferma di disponibilità abilita le fasi successive (richiesta di caparra o conferma diretta ove caparra zero).

Hostnest non garantisce che la conferma di disponibilità implichi assegnazione di una specifica unità fisica, salvo quanto esplicitamente indicato dalla Property nei testi della proposta.

6. Caparra e conferma della prenotazione

Se la proposta prevede caparra maggiore di zero, Hostnest genera una prenotazione in attesa di pagamento e una richiesta di pagamento associata. L'ospite può pagare la caparra tramite checkout Stripe ove il conto Connect della Property sia abilitato (solo carta / metodi Stripe Checkout in V1).

Alla ricezione confermata del pagamento (via webhook), la prenotazione può passare a stato confermato secondo la logica implementata nel prodotto. Se la caparra è pari a zero, la prenotazione può essere confermata senza pagamento online.

La Property resta responsabile di comunicare all'ospite saldo residuo, modalità di pagamento del saldo (offline in V1, senza bonifico integrato Hostnest), documenti richiesti e condizioni di accesso alla struttura.

7. Condizioni della Property e snapshot

Ogni Property può definire condizioni di prenotazione, testi legali, policy di cancellazione e informazioni pratiche rese visibili nell'area cliente o nei preventivi. Tali condizioni sono redatte e pubblicate sotto esclusiva responsabilità della Property.

Hostnest mette a disposizione campi e aree di pubblicazione ma non valida legalmente i contenuti inseriti dalla Property. La Property garantisce che le condizioni proposte siano conformi alla normativa applicabile.

Le condizioni accettate dall'ospite al momento della selezione possono essere registrate come snapshot nel sistema. La Property è responsabile della correttezza del testo pubblicato al momento della selezione.

8. Stati operativi e tracciabilità

Il sistema registra stati operativi indicativi quali: richiesta ricevuta, preventivo inviato, proposta selezionata, disponibilità confermata, in attesa pagamento, confermata, cancellata (ove applicabile). Gli stati esatti dipendono dalla configurazione e dalle azioni della Property.

La cronologia delle attività rilevanti può essere consultabile nel backoffice per audit interno. Hostnest non sostituisce registri contabili, registri ospiti o obblighi di legge della Property.

9. Nessuna garanzia di inventario

Hostnest non garantisce la disponibilità continua di camere, posti letto o servizi accessori. Eventuali errori di sovrapprenotazione derivanti da gestione manuale incompleta, conferme tardive o vendite parallele su altri canali restano sotto la responsabilità operativa della Property.

10. Modifiche, cancellazioni e rimborsi

Modifiche o cancellazioni della prenotazione dopo la conferma sono gestite dalla Property secondo le proprie condizioni e la normativa applicabile. In V1 Hostnest può non esporre funzionalità complete di cancellazione operativa automatizzata nel backoffice; la Property deve gestire manualmente le conseguenze verso l'ospite.

Eventuali rimborsi di caparra seguono le Condizioni di pagamento: rimborsi tramite Dashboard Stripe, sincronizzazione webhook, assenza di cancellazione automatica della prenotazione in Hostnest in seguito a rimborso.

Hostnest non applica penali o rimborsi automatici: ogni decisione commerciale spetta alla Property, nei limiti della legge e delle condizioni pubblicate.

11. Comunicazioni all'ospite

Hostnest può inviare comunicazioni transazionali di servizio (ad esempio notifica di preventivo, link area cliente, richiesta pagamento, conferma caparra o prenotazione) secondo la configurazione del flusso. Comunicazioni marketing o promozionali non rientrano nel perimetro del prodotto V1 salvo future evoluzioni esplicitamente descritte e, ove necessario, basate su consenso.

La Property deve assicurarsi che i recapiti dell'ospite siano corretti e che le comunicazioni rispettino i requisiti privacy applicabili.

12. Accettazione legale nei flussi pubblici

Ove implementato, il sistema registra l'accettazione delle presenti Condizioni di prenotazione (e di altri documenti legali richiesti) con riferimento a versione, timestamp e metadati tecnici. Tali registrazioni hanno finalità probatoria — efficacia giuridica DA VALIDARE LEGALMENTE.

13. Dati personali

I dati dell'ospite trattati nel flusso di prenotazione sono trattati dalla Property come titolare e da Hostnest come responsabile nei limiti del DPA. La Property deve informare l'ospite con informativa adeguata e gestire richieste di esercizio diritti.

14. Evoluzioni future (clausole condizionali)

Hostnest potrà in futuro introdurre, ove attivato e comunicato: blocco inventario automatico; integrazioni PMS/CM; cancellazione self-service ospite; pagamento saldo online; verifica identità. Tali funzionalità non sono attive in V1 salvo diversa comunicazione esplicita.

15. Limitazioni di responsabilità

Hostnest non verifica condizioni di accettazione del soggiorno, accesso alla struttura o conformità delle policy della Property. Hostnest non risponde di inadempimenti della Property verso l'ospite, salvo obblighi inderogabili di legge e nei limiti dei Termini di servizio.

16. Orari, check-in e informazioni pratiche

Orari di check-in/check-out, istruzioni di arrivo, parcheggio, colazione e servizi accessori sono determinati e comunicati dalla Property. Hostnest può visualizzare tali informazioni se inserite dalla Property ma non ne garantisce accuratezza o aggiornamento automatico.

17. Rapporto con altri documenti

Le presenti Condizioni devono essere lette congiuntamente a Termini di servizio, Condizioni di pagamento, Condizioni economiche e DPA. In caso di contrasto tra condizioni Hostnest e condizioni della Property verso l'ospite, prevale il rapporto contrattuale Property-ospite per quanto concerne il soggiorno.