Privacy Policy — Hostnest

Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 22 agosto 2026

La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali in relazione alla piataforma Hostnest, ai servizi connessi e ai siti web gestiti tramite la stessa. Hostnest è una soluzione software destinata a strutture ricettive per la gestione di richieste di soggiorno, preventivi, selezione delle proposte, conferma di disponibilità, caparra e prenotazione. Non costituisce un property management system completo, un channel manager, una OTA né un marketplace.

La presente informativa si applica ai visitatori del sito istituzionale Hostnest, agli utenti autorizzati delle strutture ricettive (Property) e, per quanto rilevante, agli ospiti che interagiscono con l'area cliente pubblica generata dal flusso operativo. Per i dati trattati dalla Property in qualità di titolare autonomo, l'interessato deve consultare anche l'informativa resa dalla struttura ricettiva interessata.

1. Titolare del trattamento e contatti

Per i dati trattati nell'ambito della piataforma Hostnest, del sito istituzionale, dell'assistenza tecnica e dei rapporti contrattuali con le Property, il titolare del trattamento è:

Sprint di Linguari Stefano
Largo Piave 11
28066 Galliate (NO)
Italia
P. IVA: 08001990962
PEC: sprint@mypec.eu
Email: info@hostnest.it

Per qualsiasi richiesta relativa alla presente informativa, all'esercizio dei diritti dell'interessato o a segnalazioni relative alla sicurezza dei dati, è possibile contattare il titolare ai recapiti sopra indicati.

Eventuale DPO / punto di contatto privacy: DA VALIDARE LEGALMENTE — al momento non è nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO). Hostnest valuterà l'obbligo o l'opportunità di nomina in relazione alla scala del trattamento e alle indicazioni dell'autorità di controllo.

2. Ruoli nel trattamento dei dati

In relazione ai diversi flussi operativi e alle diverse categorie di interessati, i ruoli privacy possono essere distinti come segue:

• Hostnest come titolare del trattamento per i dati relativi all'account della Property, agli utenti autorizzati ad accedere al backoffice, ai dati di configurazione della piataforma, ai log tecnici e di sicurezza, alle comunicazioni con il supporto Hostnest, nonché per i dati trattati per l'erogazione del servizio, la fatturazione della commissione di gestione e il rispetto degli obblighi di legge applicabili a Hostnest.
• Property come titolare del trattamento per i dati personali dei propri ospiti, clienti e prospect raccolti e trattati tramite Hostnest in relazione a richieste di soggiorno, preventivi, prenotazioni, condizioni contrattuali della struttura e comunicazioni commerciali o precontrattuali gestite direttamente dalla Property. In tali casi Hostnest mette a disposizione strumenti tecnici e non determina autonomamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati degli ospiti, salvo quanto necessario per l'erogazione tecnica del servizio.
• Hostnest come responsabile del trattamento per conto della Property, limitatamente ai trattamenti effettuati su istruzioni documentate della Property e necessari all'erogazione della piataforma, come meglio dettagliato nel Data Processing Agreement (DPA) reso disponibile separatamente alle Property contraenti.
• Stripe come titolare autonomo per i trattamenti connessi all'onboarding, alla verifica, all'elaborazione dei pagamenti, ai rimborsi, alla prevenzione delle frodi e agli obblighi normativi applicabili al fornitore di servizi di pagamento. Stripe opera in qualità di titolare indipendente secondo i propri termini e informative privacy; Hostnest non controlla le decisioni di Stripe in materia di trattamento dei dati di pagamento oltre quanto tecnicamente necessario per l'integrazione.

Quando la Property utilizza Hostnest per trattare dati di ospiti, è responsabilità della Property fornire agli interessati un'informativa privacy conforme al proprio ruolo di titolare, integrando ove necessario le informazioni relative all'utilizzo di Hostnest e dei subprocessori coinvolti.

La tabella seguente riassume in via sintetica i principali ruoli per categoria di interessato:

Interessato	Esempi di trattamento	Ruolo Hostnest
Utente backoffice Property	Registrazione account, login, configurazione struttura	Titolare
Ospite / cliente finale	Richiesta soggiorno, selezione preventivo, pagamento caparra	Responsabile (per conto Property) e/o titolare autonomo limitato ai log di sicurezza
Visitatore sito marketing	Navigazione pagine istituzionali, preferenza lingua	Titolare
Referente supporto	Ticket assistenza, email a info@hostnest.it	Titolare

3. Origine dei dati

I dati personali possono provenire:

• direttamente dall'interessato (registrazione account, compilazione form, messaggi, pagamento tramite Stripe Checkout);
• dalla Property o dai suoi utenti autorizzati (inserimento dati ospite, creazione preventivi, note operative);
• automaticamente dal sistema (log tecnici, timestamp, identificativi di sessione, eventi webhook);
• da Stripe, limitatamente a identificativi tecnici di pagamento e stati transazione sincronizzati via webhook;
• da terze parti solo ove esplicitamente abilitato in futuro e informato con modalità conformi alla legge (non attivo in V1).

4. Categorie di dati trattati

Le categorie di dati trattati dipendono dal ruolo dell'interessato e dalle funzionalità utilizzate. In base al prodotto attualmente disponibile, possono includere:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, eventuale ragione sociale, indirizzo postale, dati di fatturazione della Property e dei referenti autorizzati.
• Dati di account e autenticazione: credenziali di accesso (password conservate in forma crittografata), ruoli e permessi, preferenze di lingua, sessioni di login, token di autenticazione tecnica e cookie strettamente necessari al funzionamento.
• Dati operativi della Property: denominazione commerciale, indirizzo, configurazioni di camere o unità, testi pubblici, condizioni di prenotazione, impostazioni di caparra, cronologia delle attività interne e note operative non destinate alla pubblicazione.
• Dati relativi a richieste, preventivi e prenotazioni: date di soggiorno, numero di ospiti, tipologia di alloggio richiesta, messaggi e contenuti inseriti nelle conversazioni, proposte economiche, selezione del cliente, stato di disponibilità, importi di caparra e saldo, riferimenti a prenotazioni e pagamenti.
• Dati di pagamento e transazione: importi, valuta, stato del pagamento, identificativi tecnici di sessione checkout, payment intent, account Stripe collegato, commissioni di gestione Hostnest, eventuali metadati di transazione. Hostnest non memorizza i numeri completi delle carte di pagamento: l'inserimento avviene su pagina di checkout ospitata da Stripe.
• Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, user agent, timestamp, log di accesso, eventi di webhook, tracciamento di errori applicativi, audit di attività su preventivi e prenotazioni, dati necessari alla prevenzione di abusi e alla sicurezza della piataforma.
• Comunicazioni: contenuto delle email transazionali inviate dal sistema (ad esempio notifiche di preventivo, richiesta di pagamento, conferma di caparra o prenotazione), nonché eventuali richieste inviate al supporto Hostnest.
• Dati di accettazione legale: versione del documento legale accettato, timestamp, indirizzo IP e metadati tecnici associati all'accettazione di Termini, Privacy, Condizioni di prenotazione o pagamento ove richiesto dal flusso.

Hostnest non prevede, nella versione attuale del prodotto, l'utilizzo di strumenti di marketing analytics o profilazione pubblicitaria di terze parti sulla piataforma operativa.

Categorie particolari (art. 9 GDPR): Hostnest non è progettato per la raccolta sistematica di dati sensibili. Qualora l'interessato inserisca spontaneamente tali informazioni nei messaggi liberi, la Property e Hostnest (in qualità di responsabile) devono trattarle solo se esiste base giuridica adeguata e misure supplementari — DA VALIDARE LEGALMENTE caso per caso.

5. Finalità del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità, in relazione al ruolo sopra descritto:

• Registrazione, autenticazione e gestione degli account utente delle Property e dei relativi collaboratori autorizzati.
• Erogazione delle funzionalità Hostnest: gestione richieste di soggiorno, creazione e invio di preventivi multi-proposta, area cliente pubblica, conferma manuale di disponibilità da parte della Property, generazione di prenotazioni e richieste di caparra.
• Gestione multi-struttura (multi-Property), ove abilitata contrattualmente, con segregazione logica dei dati tra strutture collegate allo stesso account o gruppo.
• Integrazione con Stripe Connect per l'onboarding dei conti collegati, l'abilitazione dei pagamenti, l'elaborazione delle caparre tramite checkout ospitato e la sincronizzazione degli stati di pagamento via webhook.
• Invio di comunicazioni transazionali e di servizio necessarie al corretto svolgimento del flusso operativo.
• Registrazione e prova delle accettazioni legali richieste nei flussi pubblici (registrazione, prenotazione, checkout).
• Assistenza tecnica, gestione delle segnalazioni, manutenzione, miglioramento e sicurezza della piataforma.
• Adempimento di obblighi legali, fiscali, contabili e di tutela dei diritti in sede giudiziaria o extragiudiziale.
• Calcolo, registrazione e rendicontazione della commissione di gestione Hostnest sui pagamenti processati tramite la piataforma, ove applicabile.

Finalità non attive oggi, eventuali in futuro (ove attivato e previa informativa/ consenso ove richiesto):

• Marketing diretto o newsletter Hostnest verso Property o utenti backoffice;
• Analytics di navigazione o strumenti di misurazione del comportamento (Google Analytics, Matomo o simili);
• Profilazione pubblicitaria, retargeting, social pixel;
• Funzionalità basate su intelligenza artificiale per generazione automatica di testi, pricing o risposte agli ospiti.

Hostnest non utilizza attualmente le finalità elencate nel paragrafo precedente. Qualora venissero introdotte, saranno descritte in un aggiornamento della presente informativa e, ove necessario, raccolto consenso preventivo tramite meccanismo dedicato (consent gate / CMP).

6. Basi giuridiche del trattamento

Le basi giuridiche del trattamento possono includere, a seconda del caso concreto e del ruolo privacy applicabile:

• Esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, per l'erogazione del servizio Hostnest, la gestione delle prenotazioni e dei pagamenti concordati tra Property e ospite.
• Adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR) al quale è soggetto il titolare del trattamento, incluse le obbligazioni fiscali, contabili, antiriciclaggio ove applicabili e gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa.
• Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) del titolare o di terzi, quali la sicurezza informatica, la prevenzione di frodi e abusi, la difesa in giudizio, il miglioramento tecnico del servizio e la gestione ordinaria del rapporto con clienti e utenti — DA VALIDARE LEGALMENTE il bilanciamento con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, in particolare per log di sicurezza e audit operativo.
• Consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), ove richiesto dalla normativa applicabile, ad esempio per specifiche comunicazioni non strettamente necessarie all'esecuzione del contratto, per cookie non necessari futuri o per eventuali trattamenti facoltativi.

La Property, in qualità di titolare per i dati degli ospiti, è tenuta a identificare e documentare autonomamente le basi giuridiche applicabili ai trattamenti da essa determinati, compresa l'eventuale base contrattuale o precontrattuale per la gestione delle richieste di soggiorno.

Matrice indicativa finalità / base giuridica (Hostnest titolare) — DA VALIDARE LEGALMENTE:

Finalità	Base giuridica proposta
Creazione e gestione account Property	Contratto
Log di sicurezza e prevenzione abusi	Legittimo interesse
Email transazionali di sistema	Contratto / legittimo interesse
Fatturazione commissione Hostnest	Contratto / obbligo legale
Registrazione accettazioni legali	Contratto / obbligo legale / legittimo interesse
Cookie tecnici e preferenza lingua	Legittimo interesse / necessità tecnica — DA VALIDARE

7. Destinatari e subprocessori

I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:

• Stripe, Inc. e affiliate, quale fornitore di servizi di pagamento e titolare autonomo, per l'onboarding Connect, l'elaborazione dei pagamenti, i rimborsi e la conformità normativa del servizio di pagamento.
• Fornitore di hosting e infrastruttura, per l'hosting dell'applicazione, database, backup e servizi correlati necessari all'erogazione della piataforma.
• Fornitore di servizi email transazionali, per l'invio delle comunicazioni di servizio generate dal sistema.

Hostnest non utilizza, nella versione attuale del prodotto, subprocessori per marketing analytics, retargeting o profilazione pubblicitaria. L'elenco aggiornato dei subprocessori tecnici può essere reso disponibile alle Property contraenti e aggiornato in caso di variazioni rilevanti, compatibilmente con gli obblighi contrattuali e normativi.

Possono inoltre accedere ai dati consulenti professionali, autorità competenti e soggetti che agiscano per obbligo di legge o su ordine dell'autorità, nei limiti consentiti.

Elenco subprocessori tecnici indicativo (V1):

Subprocessore	Finalità	Ubicazione / trasferimenti
Stripe, Inc.	Pagamenti, onboarding Connect, antifrode	UE/SEE e possibili trasferimenti extra-SEE — vedi policy Stripe
Fornitore hosting	Hosting app, DB, backup	DA SPECIFICARE IN FASE CONTRATTUALE
Fornitore email transazionale	Invio email di servizio	DA SPECIFICARE IN FASE CONTRATTUALE

8. Trasferimenti verso paesi terzi

Alcuni fornitori, incluso Stripe e il fornitore di hosting o email, possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi i trasferimenti possono avvenire sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea o altri strumenti previsti dal Capo V del GDPR, come indicato nei rispettivi accordi con i fornitori.

Hostnest seleziona fornitori che offrono garanzie adeguate per i trasferimenti internazionali. Su richiesta ragionevole della Property, Hostnest può fornire informazioni sintetiche sui principali meccanismi applicati, senza divulgare segreti commerciali o informazioni che compromettano la sicurezza.

9. Periodi di conservazione

PROPOSTA TECNICA DA VALIDARE LEGALMENTE. I periodi di conservazione indicati di seguito costituiscono una proposta operativa e devono essere confermati dal consulente legale in relazione agli obblighi civilistici, fiscali e di settore applicabili a ciascun titolare.

Categoria dati	Periodo proposto	Note
Account Property attivi	Durata rapporto contrattuale	Fino a cancellazione account, salvo obblighi ulteriori
Richieste, preventivi, prenotazioni, pagamenti	Durata rapporto + fino a 10 anni	Proposta indicativa post-cessazione; Property titolare può applicare periodi diversi
Log tecnici e di sicurezza	Fino a 12 mesi	Prorogabili per indagini su incidenti
Comunicazioni di supporto	Fino a 24 mesi	Dalla chiusura ticket
Accettazioni legali (ConsensoAcceptance)	Durata rapporto + periodo probatorio	DA VALIDARE LEGALMENTE — proposta fino a 10 anni
Dati contabili e fiscali Hostnest	Secondo legge	In generale fino a 10 anni
Backup	Secondo cicli tecnici	Vedi sezione Backup; cancellazione sovrascrittura progressiva

Decorsi i termini applicabili, i dati saranno cancellati, anonimizzati o resi inaccessibili, salvo ulteriore conservazione per difesa in giudizio o obblighi legali.

10. Backup e continuità

Hostnest effettua backup periodici di database e configurazioni applicative per garantire continuità operativa e ripristino in caso di incidente. I backup possono contenere dati personali trattati per conto delle Property e sono protetti con misure di sicurezza coerenti con l'ambiente di produzione.

I backup vengono conservati per un periodo tecnico limitato e ruotati secondo policy interne — periodo esatto DA VALIDARE in relazione a RTO/RPO operativi e obblighi di cancellazione. La cancellazione definitiva di dati nel sistema attivo può richiedere un ciclo aggiuntivo di sovrascrittura dei backup.

In caso di cessazione del rapporto, la Property può richiedere export dei dati secondo il DPA prima della cancellazione definitiva.

11. Sicurezza

Hostnest adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, incluse in via indicativa:

• autenticazione e controllo degli accessi per ruolo nel backoffice;
• isolamento logico tra Property (tenant isolation);
• crittografia delle password e comunicazioni HTTPS;
• utilizzo di checkout ospitato Stripe per i pagamenti, senza conservazione dati carta completi;
• verifica delle firme webhook e controlli anti-manomissione sui flussi di pagamento;
• registrazione di audit sulle attività rilevanti di preventivi e prenotazioni;
• backup periodici e procedure di ripristino testate;
• monitoraggio errori e gestione incidenti di sicurezza.

Nessuna misura di sicurezza può tuttavia garantire protezione assoluta; gli utenti sono invitati a custodire le proprie credenziali, utilizzare password robuste e segnalare tempestivamente accessi non autorizzati a info@hostnest.it.

In caso di violazione dei dati personali che interessi dati trattati per conto della Property, Hostnest notifierà la Property senza indebito ritardo secondo il DPA, affinché possa adempiere agli obblighi verso autorità e interessati.

12. Processi decisionali automatizzati e profilazione

Hostnest non effettua attualmente decisioni basate unicamente su trattamento automatizzato, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano significativamente sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.

Qualora in futuro Hostnest introduca logiche automatizzate rilevanti (ad esempio scoring ospiti o pricing dinamico basato su profili), tali trattamenti saranno descritti in un aggiornamento dell'informativa con indicazione della logica, rilevanza e conseguenze, e saranno attivati solo ove consentito dalla legge.

13. Minori

Hostnest non è destinato a minori di 18 anni per la registrazione autonoma di account Property. Gli utenti backoffice devono avere capacità di agire e autorizzazione dalla Property.

I dati degli ospiti minori possono essere trattati nel flusso di prenotazione se inseriti da un adulto (genitore, tutore o accompagnatore) o dalla Property. La Property è responsabile di verificare requisiti di legge, consensi parentali e informative specifiche ove applicabili — DA VALIDARE LEGALMENTE in relazione al Codice del consumo e alla normativa sui minori.

Hostnest non raccoglie consapevolmente dati direttamente da minori senza coinvolgimento di un adulto responsabile nel flusso attuale del prodotto.

14. Diritti degli interessati

In conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile, l'interessato può esercitare, ove applicabile, i seguenti diritti:

• Accesso — ottenere conferma del trattamento e copia dei dati;
• Rettifica — correggere dati inesatti o incompleti;
• Cancellazione — richiedere la cancellazione nei casi previsti dalla legge;
• Limitazione — limitare il trattamento nelle ipotesi di legge;
• Portabilità — ricevere i dati in formato strutturato, ove applicabile;
• Opposizione — opporsi al trattamento basato su legittimo interesse, salvo motivi legittimi prevalenti;
• Revoca del consenso — ove il trattamento sia basato su consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per i dati trattati da Hostnest in qualità di titolare, le richieste possono essere inviate a info@hostnest.it o alla PEC sprint@mypec.eu, indicando l'identità dell'interessato e il diritto esercitato. Hostnest risponde entro i termini di legge (in genere un mese, prorogabile).

Per i dati trattati dalla Property in qualità di titolare, l'interessato deve rivolgersi direttamente alla struttura ricettiva interessata; Hostnest, in qualità di responsabile, assisterà la Property nei limiti previsti dal DPA.

L'interessato ha diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora.

15. Cookie e tecnologie simili

L'utilizzo di cookie e tecnologie simili sui siti Hostnest è descritto nella Cookie Policy, consultabile separatamente. In sintesi, nella versione attuale del prodotto Hostnest utilizza solo cookie tecnici necessari; non sono attivi cookie analytics o marketing di terze parti.

16. Modifiche all'informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere evoluzioni del prodotto, modifiche normative o indicazioni dell'autorità di controllo. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento e, ove gestito dal sistema, identificativo di versione.

Per modifiche sostanziali che incidano sui trattamenti già in corso, saranno adottate le misure di informazione richieste dalla legge (avviso sul sito, email agli account registrati, ove appropriato). Per trattamenti basati su consenso, sarà richiesto nuovo consenso ove necessario.

Le Property contraenti saranno informate di aggiornamenti rilevanti che incidono sui trattamenti effettuati per loro conto, affinché possano aggiornare le proprie informative agli ospiti.